Réunions du conseil d’administration – Signification, importance, sujets et logiciels

La réunion du conseil d’administration est une réunion du conseil d’administration d’une organisation qui se produit à intervalles fixes pour décider des politiques et des problèmes de l’organisation. Le conseil d’administration est élu par les actionnaires de la société ou simplement ses membres pour élaborer la stratégie organisationnelle globale.

Une réunion du conseil d’administration est un élément essentiel des opérations d’une entreprise car elle détermine la voie de sa croissance. Ces réunions du conseil d’administration sont utilisées pour examiner les performances, résoudre les problèmes clés, examiner les problèmes de politique, effectuer les opérations juridiques et financières, etc.

Qu’est-ce qu’une réunion du conseil d’administration ?

Définition: Une réunion du conseil d’administration est définie comme une réunion formelle qui réunit tous les membres du conseil d’administration d’une entreprise pour prendre les décisions nécessaires qui facilitent le fonctionnement et la croissance de l’entreprise. La réunion du conseil d’administration a lieu à des intervalles spécifiques qui sont prédéterminés.

Il s’entend de la réunion officielle de l’organe directeur d’une entreprise prévue périodiquement ou chaque fois que l’exigent les fonctions de l’entreprise. Il évalue les progrès, discute des préoccupations stratégiques, gère les défis sérieux et dirige les opérations du comité.

La réunion du conseil d’administration devrait également respecter les normes réglementaires. Il serait généralement dirigé par le président de la société.

Certains invités sont également invités à assister à la rencontre avec le membre du conseil d’administration de l’organisme. Le gouvernement demande aux entreprises de donner quelques lignes directrices de base sur le fonctionnement des réunions qui seront préparées lors de la rédaction des accords d’exploitation de l’entreprise.

Le procès-verbal, le document final comprenant toutes les règles et réglementations des réunions, est publié et devient un document légal.

Importance de la réunion du conseil d’administration

La réunion du conseil d’administration fait partie intégrante du fonctionnement d’une entreprise. Ils sont tout aussi cruciaux pour la survie que pour la croissance de l’entreprise. La stratégie de l’entreprise, sur laquelle travaille toute l’organisation, est décidée par les membres du conseil d’administration lors de ces réunions. Le travail de la direction pour vérifier la progression des objectifs à long terme de l’entreprise est également supervisé par le conseil d’administration qui est discuté lors d’une réunion du conseil.

On ne pouvait qu’imaginer les difficultés des réunions en personne rencontrées par les entreprises pour tenir une réunion du conseil d’administration après que tout ait basculé en ligne en raison de la pandémie. Bien que cela ne signifie pas que l’on puisse faire des compromis sur la tenue de la réunion du conseil d’administration. Les outils de réunion de conseil virtuels tels que Zoom ou Google Meet aident les membres à être présents et à discuter d’un ordre du jour lors d’une réunion de conseil.

Ces réunions aident les administrateurs à parler de différents problèmes organisationnels et à partager des documents opérationnels pour canaliser la croissance organisationnelle dans la bonne direction. Il permet d’évaluer les performances de l’entreprise et d’optimiser la productivité.

À quelle fréquence les réunions du conseil d’administration ont-elles lieu ?

Une réunion du conseil d’administration est décidée à l’avance à certains intervalles, généralement deux fois par an ou tous les trimestres. Cependant, cela est à la discrétion de l’entreprise car une organisation particulière peut nécessiter plus de réunions par an pour fonctionner efficacement.

En fin de compte, le but de la réunion devrait être atteint ; combien de fois ils se produisent n’est pas la question principale. Les fonctions principales des sessions, comme donner aux membres du conseil une plate-forme pour discuter de tous les rouages ​​de l’entreprise et planifier l’avenir, devraient être l’objectif principal tout en décidant des intervalles des réunions du conseil.

Comment se déroule une réunion du conseil d’administration ?

Une réunion du conseil d’administration peut se dérouler physiquement, par exemple en face à face, ou virtuellement par vidéoconférence. Pendant un confinement, organiser une réunion physique devient presque impossible. C’est alors que les logiciels de visioconférence et les systèmes de salle de réunion entrent en jeu.

Lorsque la technologie devient plus facile à utiliser, de plus en plus de personnes sont encouragées à l’utiliser en cas de besoin. Comme les appels vocaux ne peuvent pas répondre au besoin de communication non verbale (parler sans mots), les plateformes d’appel vidéo sont pratiques pour les réunions du conseil d’administration.

Lorsqu’une organisation souhaite organiser une réunion hybride, l’utilisation d’un logiciel comme BoardPAC permet aux membres de communiquer plus facilement et efficacement. La fonctionnalité de mener des vidéoconférences dans le cloud tout en permettant aux membres d’échanger des informations sensibles en toute confidentialité devient le principal facteur favorisant ce logiciel.

Principaux sujets abordés lors des réunions du conseil d’administration

Une réunion sans but peut devenir ennuyeuse et ne pas réaliser la valeur du temps. Un plan de discussion préétabli aide toujours à garantir que la réunion se révèle fructueuse.

En fixant à l’avance les objectifs de la réunion, les organisateurs font gagner un temps précieux à chacun et s’assurent que la réunion se révèle être une bonne séance de prise de décision. En règle générale, voici les cinq questions les plus importantes couvertes par une réunion du conseil :

1. Performances

Il est important de surveiller les performances d’une organisation pour suivre les objectifs à long terme. Discuter des progrès réalisés par l’entreprise depuis la dernière réunion est la chose la plus importante, qui devient généralement le sujet d’ouverture de toute réunion du conseil d’administration. La part de marché devient un facteur important pour marquer la croissance de l’entreprise.

La performance de l’entité comprend la discussion des réalisations, des rapports de production et de vente, des objectifs atteints et manqués, et des incidents survenus depuis la dernière réunion. La réunion qui tourne autour de la performance peut également inclure la fixation d’objectifs pour l’avenir et discuter des points principaux pour les réunions suivantes.

2. Planifier pour l’avenir

La planification des objectifs futurs est toujours importante pour une organisation, car savoir où les opérations vous mèneront est une position confortable pour les membres. Discuter de la stratégie de l’entreprise, y compris les questions financières et marketing, est l’aspect essentiel de la planification future. .

La présentation de nouvelles idées et stratégies ne devrait pas être uniquement entre les mains des administrateurs mais aussi des autres membres à différents niveaux de gestion. Les membres discutent de différentes stratégies et, sur quelques-unes, de la poursuite des opérations. L’expansion de la part de marché devient facile lorsque les objectifs sont bien définis.

3. Indicateurs clés de performance

Les indicateurs de performance clés sont des événements qui décrivent les progrès d’une organisation. Une fois les stratégies élaborées, ces indicateurs sont décidés afin que les membres puissent facilement suivre leur croissance.

Avoir un bon KPI garantit la facilité avec laquelle vous pouvez suivre les performances de votre entreprise. Certains indicateurs de performance clés de base peuvent inclure une augmentation des ventes, un meilleur taux de rotation des employés, etc.

4. Opportunités et difficultés

Les réunions du conseil d’administration ne portent pas toujours sur les choses positives qui se produisent. Le suivi des incidents qui pourraient entraver la croissance de l’entreprise est également nécessaire. Gérer les défis de la bonne manière est comme un art; le savoir peut faciliter le travail de chacun.

Connaître les nouvelles opportunités est le meilleur moyen de planifier les objectifs futurs de votre organisation. L’identification des opportunités devient importante pour la croissance et vous permet de vous concentrer sur vos points forts. L’analyse d’une opportunité est également importante ; cela permet d’économiser des ressources importantes dépensées pour quelque chose qui n’en valait pas la peine.

5. Décider du plan d’action

Lorsque tous les enjeux importants sont gérés et que les stratégies sont décidées, le conseil d’administration a la responsabilité de décider du plan d’action qui guidera tous les membres pour aller de l’avant.

Tous ces plans d’action sont généralement proposés, votés et finalisés lors de ces réunions. Cela peut couvrir l’optimisation du marketing, des processus de vente, des stratégies d’acquisition de clients, etc.

Comment améliorer vos réunions de conseil ?

Avoir le bon logiciel et le bon équipement pour vos réunions de conseil peut les rendre plus efficaces et gagner du temps. Lifesize est la solution idéale lorsque vous cherchez quelque chose pour résoudre vos dilemmes de réunion du conseil d’administration. Avec toutes les solutions et des outils sans faille, il fournit une salle de réunion formelle qui peut facilement connecter tout le monde depuis n’importe quel endroit.

1. Équipement

Lifesize Icon 700 vous offre une solution de visioconférence haut de gamme pour toutes vos réunions de conseil d’administration. Une caméra 4k de qualité supérieure avec des capacités de zoom 20x et des commandes à écran tactile fait de cet équipement l’un des plus polyvalents disponibles sur le marché. Avec la possibilité d’être utilisé avec n’importe quelle plate-forme comme Google Meets, Zoom, etc., Lifesize vous propose des microphones à réduction de bruit avec le codec audio Opus.

2. Partage facile de l’écran

Le partage d’écran devient la fonctionnalité la plus essentielle lors d’un appel vidéo. Lifesize vous offre exactement cela, avec le moins de temps d’arrêt possible. Être sans fil pendant une présentation n’a jamais été aussi facile.

3. Logiciel

Le logiciel de visioconférence, c’est-à-dire l’application Lifesize, permet les appels à 500 personnes, l’enregistrement d’écran, le partage d’écran et tout ce que vous pourriez souhaiter dans un logiciel de visioconférence pour votre réunion de conseil parfaite !

Meilleur logiciel de réunions de conseil d’administration

Certains des logiciels de réunions qui peuvent alléger et automatiser la réunion des membres de votre conseil d’administration et vous aider à organiser des réunions virtuelles pour discuter de l’ordre du jour de votre réunion afin d’optimiser la productivité de l’organisation sont-

1. Zoomer

Meilleur logiciel de réunion de conseil d'administration Zoom

Vous pouvez facilement utiliser Zoom pour organiser en toute sécurité une réunion de conseil d’administration virtuelle. Zoom intègre différents mécanismes pour héberger en toute sécurité des événements en ligne tels que des réunions de conseil d’administration pour les entreprises, les entreprises publiques, le gouvernement, les organisations à but non lucratif, etc.

2. GoogleMeet

Google Meet

Pour participer à la réunion du conseil via GoogleMeet, il vous suffit d’ouvrir Google Agenda et de cliquer sur l’invitation à la réunion. Ensuite, vous verrez une fenêtre contextuelle dans laquelle vous devrez cliquer sur “Rejoindre GoogleMeet” pour rejoindre un appel vidéo et participer à une réunion du conseil d’administration.

3. Diligent

Diligent

L’un des meilleurs outils pour automatiser et canaliser votre réunion de conseil d’administration. Vous pouvez l’utiliser pour gérer votre conseil d’administration via son application mobile même lorsque vous n’êtes pas au bureau. Il peut vous permettre de voter pour les participants, d’attribuer des autorisations basées sur les rôles, d’accéder au répertoire des membres, de collaborer, etc.

4. Portail du conseil d’administration

Portail du conseil d'administration

Il offre une communication centralisée ainsi qu’une intégration transparente, une planification simplifiée et des prix abordables pour mener à bien une réunion du conseil d’administration. Il est également applicable à la création de modèles dynamiques pour l’envoi d’annotations de notes privées aux membres.

5. Logiciel de gestion embarqué

Logiciel de gestion embarqué

Il s’agit de l’une des premières plateformes d’intelligence du conseil d’administration qui simplifie les procédures obsolètes du conseil d’administration pour permettre aux réunions d’être plus productives.

Conclusion!

Une réunion du conseil d’administration peut faire ou défaire les progrès d’une entreprise. Pour une croissance idéale, une entreprise doit être en contact avec ses perspectives de croissance et continuer à développer de nouvelles stratégies et à travailler sur les plus anciennes.

Les meilleurs outils de réunion veulent que vous vous concentriez sur la réunion et non sur son fonctionnement, car cela sera pris en charge par le logiciel et l’équipement parfaits eux-mêmes. La réunion du conseil d’administration d’une entreprise est très importante pour ses opérations, c’est pourquoi la technologie utilisée pour elles doit être au pair.

Nous espérons que notre liste d’outils vous aidera à mener votre réunion de conseil d’administration avec facilité et efficacité.

Quelle importance accordez-vous à ces réunions pour optimiser les performances et la productivité d’une organisation ?

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